Планы и бюджеты Cроки

Как подготовить бюджет быстрее

Шесть советов, чтобы сэкономить время. Работа над бюджетом — трудоемкий и длительный процесс. Однако сроки и объем работ можно значительно сократить, если применить несложные приемы. Чтобы облегчить себе работу осенью, в период планирования бюджета компании, пересмотрите систему бюджетирования в компании уже сейчас.

Наша группа компаний — часть международного концерна. Поэтому сроки подготовки бюджета устанавливает штаб-квартира для всех дочерних компаний по всему миру, и сроки эти очень жесткие. Мы должны к началу ноября собрать и представить материнской организации консолидированный бюджет по группе компаний с горизонтом планирования пять лет. Раньше этот процесс занимал у нас не менее трех месяцев. Причем установленный срок нам удавалось выдержать с трудом.

Чтобы облегчить себе процесс планирования, без авралов и вовремя сдавать бюджет, мы перестроили бюджетный процесс. В итоге нам удалось сократить срок подготовки планов на новые периоды до двух месяцев и при этом мы не потеряли точность и информативность документов.

Теперь подробнее расскажу, на что нужно обратить внимание, чтобы в дальнейшем сэкономить время верстки бюджета на новый период.

Установите горизонт планирования

Чем меньше период планирования, тем ниже трудозатраты и время на подготовку. Выбор зависит от общей стратегии развития компании (долгосрочная/краткосрочная), специфики бизнеса и особенностей операционной деятельности.

Если ваша компания работает в сфере строительства или сложного производства, например машиностроения, выберите горизонт планирования, который соответствует циклу этого производства, в большинстве случаев он будет превышать календарный год. Для таких компаний необходимо хотя бы в агрегированных показателях составлять бюджеты на период не менее трех лет. Если фирма работает в сфере торговли или услуг, подойдет классический бюджет на один год.

Определите степень разбивки внутри периода

То, насколько детально раскрыт бюджет, будет влиять на срок его подготовки. Разбивка на периоды зависит от наличия фактора сезонности бизнеса и степени его влияния на финансовые показатели.

Если у вашей компании сезонный характер бизнеса, предусмотрите помесячную разбивку данных. В остальных случаях можно составлять бюджет по кварталам. Если горизонт планирования более одного года, то последующие периоды планируйте в разрезе года в агрегированных показателях с минимально необходимой детализацией.

Оптимальная детализация статей бюджета: отменили разбивку на легковой и грузовой транспорт
Излишняя детализация статей бюджета: транспорт разделен на грузовой и легковой

Выберите состав операционных и финансовых бюджетов

Выделите операционные бюджеты, которые характеризуют основную деятельность компании. Например, для производственного предприятия это: бюджет продаж, закупок, производства и запасов. Если остатки на складе готовой продукции и сырья незначительны, бюджет запасов можно исключить. Затем определите перечень вспомогательных бюджетов. Учтите, чем больше таких бюджетов, тем дольше будет идти процесс формирования сводного бюджета компании.

Теперь перейдем к составу финансовых бюджетов, их три: доходов и расходов, движения денежных средств и прогнозный баланс.

Все три формы бюджета готовить необязательно. Если исключите из перечня хотя бы один, сэкономите в среднем до пяти рабочих дней. Например, собственникам компании важно видеть финансовый результат, тогда возьмите за основу только бюджет доходов и расходов. Организация планирует вступить в инвестиционный проект? Подготовьте бюджет движения денежных средств.

Детализация статьи «Расходы на персонал» по принципу Парето
3.
Расходы на персонал
1 724 880
3.1.
Расходы на оплату труда
940 000
3.1.1.
Заработная плата, постоянная часть
800 000
3.1.2.
Больничные (за счет работодателя)
45 000
3.1.3.
Премии
25 000
3.1.4.
Оплата за сменность, переработки
20 000
3.1.5.
Отпускные
50 000
3.2.
Взносы с ФОТ
283 880
3.2.1.
Пенсионные взносы
206 800
3.2.2.
Социальные
27 260
3.2.3.
Медицинские
47 940
3.2.4.
На травматизм
1 880
3.3.
Материальная помощь, пособия
90 000
3.4.
ДМС
55 000
3.5.
Компенсации сотрудникам
185 000
3.5.1.
Оплачиваемый проездной билет
20 000
3.5.2.
Компенсация за использование личного автомобиля
50 000
3.5.3.
Компенсация расходов на мобильную связь
15 000
3.5.4.
Компенсация расходов на питание/оплачиваемые обеды
35 000
3.5.5.
Прочие бонусы
35 000
3.5.6.
Арендная плата за арендованное имущество сотрудников
30 000
3.6.
Расходы по подбору персонала
40 000
3.7.
Обучение сотрудников
50 000
3.8.
Расходы на охрану труда, в том числе проведение аттестации рабочих мест
10 000
3.9.
Приобретение спецодежды
19 000
3.10.
Обязательные медицинские осмотры
17 000
3.11.
Расходы на внутренние корпоративные мероприятия
35 000

Разработайте бюджетные классификаторы и выделите бюджетные статьи

Определите оптимальный уровень детализации бюджетных показателей. Глубокая расшифровка дает больше информации, но в то же время требует значительных затрат времени, чтобы потом с ней работать. Если решите использовать укрупненные показатели, повысите точность планирования и оперативность сбора фактических данных, однако это происходит в ущерб информативности. Пример излишней и оптимальной детализации бюджетных показателей смотрите на рисунках.

Из рисунка «Излишняя детализация статей бюджета» видно, что основные расходы по автохозяйству как по грузовым, так и по легковым автомобилям — это затраты на ремонт, ТО, запчасти и ГСМ. Их имеет смысл, например, спланировать в разрезе конкретных автомобилей, а остальные расходы не разворачивать.

Чтобы понять, какие статьи нужно детализировать, а какие оставить в агрегированном виде, проведите ABC-анализ всех видов расходов в компании и определите наиболее существенные по величине затраты. Обычно это прямые расходы, связанные с основной производственной деятельностью, заработная плата, арендные платежи и т. п. Затем воспользуйтесь правилом Парето: 20 процентов всех статей расходов дают 80 процентов величины всех затрат. 20 процентов статей, которые нашли, детализируйте. Оставшиеся планируйте в агрегированных показателях и установите для них величину погрешности. Обычно она составляет 10–15 процентов, но сотрудникам об этом сообщать не нужно, чтобы не злоупотребляли, особенно когда в KPI включен показатель выполнения бюджета. Расскажу на примере расходов на персонал. Статьи бюджета с кодами 3.1, 3.2 и 3.5 занимают в общей сумме затрат 81,7 процента, поэтому мы их детализировали, остальные семь статей агрегировали.

Задайте количество корректировок в течение бюджетного периода

Количество допустимых корректировок напрямую влияет на срок подготовки бюджета. Если у начальников центров финансовой ответственности будет возможность корректировать свой бюджет в течение года, они будут не так тщательно готовить план и соответственно представят в финансовую службу свой бюджет раньше. Если актуализировать план в течение бюджетного периода будет нельзя, руководители будут внимательно относиться к каждой цифре и тем самым срок подготовки бюджета увеличится.

Выстройте логику построения бюджетов

Если нарушить логику верстки бюджетов, это может привести к ошибкам во всей бюджетной модели и как следствие повлечет за собой дополнительное время на исправления.

Чтобы определить порядок составления бюджетов, оцените наличие критических факторов, которые влияют на деятельность вашей компании. Например, если предприятие зависит от поставщиков сырья, значит, наличие доступного сырья на рынке будет фактором, ограничивающим функции предприятия. В таком случае начать нужно не с бюджета продаж и даже не с бюджета производства, а с бюджета закупок. Каждый последующий бюджет должен быть основан на информации, которая содержится в предыдущих, и не может быть оторван от них. Пример смотрите на схеме.

Логика построения бюджета торгово-производственной компании