Люди и развитие Планы

Интеллект-карты: сложные решения и планы на одном листе

Планировать и принимать важные решения легко. Бывает ли, что вы забываете о срочных делах или тратите время на несущественные задачи? Чтобы не вспоминать, что и в какой последовательности собирались исполнить, воспользуйтесь интеллект-картами.

Интеллект-карты помогают структурировать информацию и выделить главное. Создавайте их, чтобы искать данные и экономить время.

Расскажу, как создавать интеллект-карты, как с ними планировать на разные периоды и как принимать сложные решения.

Где применять интеллект-карты. Это тоже интеллект-карта

Создайте интеллект-карту

Интеллект-карта должна помогать обрабатывать данные, поэтому ориентируйтесь на то, как удобнее анализировать и запоминать факты. Приведу рекомендации, как быстро структурировать информацию и самостоятельно нарисовать карту.

Шаг 1. Возьмите лист бумаги А4 и разместите его горизонтально. Напишите в центре заголовок или главную тему. Например, «Мозговой штурм перед запуском проекта», «Совещание 09.08.2017».

Шаг 2. Обведите заголовок. От этой фигуры будут расходиться линии с названиями разделов. Разбейте основную тему, записанную в центре, на три или более раздела. Принято располагать их и читать интеллект-карты, начиная с правого верхнего угла. В плане на год пункты могут совпадать с кварталами или месяцами, в конспекте собрания или планерки озаглавьте их в соответствии с темами или фамилиями докладчиков.

Шаг 3. Нарисуйте от разделов ветви с тезисами, фактами, аргументами, цифрами. Они могут делиться на более мелкие и превращаться в подразделы. Например, на «Отдельное событие», «Периоды», «Встречи» и «Обучение».

Шаг 4. Кратко назовите пункты плана, используйте только ключевые слова. Старайтесь вносить в карту главное, выделять суть. Так проще структурировать и запомнить информацию, составить четкую и компактную интеллект-карту. Когда захотите вспомнить, какие задачи в нее записали, хватит беглого взгляда. Если рисуете от руки, используйте печатные буквы, рисунки и пиктограммы.

Шаг 5. Выделите уровни разными цветами. Это поможет быстро найти главное и отделить его от деталей. Вы можете задать отдельный цвет каждому разделу. Если их и ветвей много, так будет легче найти нужную информацию.

Планируйте свое время

Планируйте с помощью интеллект-карт, чтобы видеть весь список дел и адекватно оценивать силы и время. Я рассмотрю методы, которые подходят для разных временных промежутков.

Месяц, квартал и год. Если визуализировать большие цели, проще составлять график работы на неделю, день и не отвлекаться от главного плана.

Чтобы поддерживать баланс и находить время для всех важных областей, планируйте по сферам жизни. В центре интеллект-карты напишите период: месяц, квартал или год. Нарисуйте разделы — сферы вашей жизни или работы. В личной интеллект-карте это могут быть здоровье, семья, финансы, домашнее хозяйство, хобби. В профессиональной — прибыль, инвестиции, кредиты, дебиторская задолженность. Выберите не более семи-восьми областей, чтобы не погрязнуть в деталях. В ветвях запишите задачи, которые хотите выполнить. Например, в карте «Работа»: открыть филиал, привлечь инвестирование, рассчитать страховые взносы.

В карте на год запишите все планы. В течение года обращайтесь к ней и выполняйте задачи, которые приблизят вас к целям.

В интеллект-карте на месяц усильте детализацию, распишите шаги для каждой задачи. Обязательно сверяйтесь с целями из годовой карты. Проследите, что все планы, которые вы в ней указали, распределили по месяцам.

Неделя. Чтобы составить расписание на ближайшие семь дней, используйте матрицу Эйзенхауэра. Ее же можно задействовать, чтобы определить приоритеты в течение дня, если он насыщен различными делами.

Подготовьте список дел. Запишите все задачи, которые хотите выполнить за неделю. На этом этапе не переходите к созданию интеллект-карты, а просто перечислите дела в столбик на отдельном листе. Можете внести не только рабочие, но и личные цели. Чем разнообразнее получится список, тем лучше.

Допишите несколько дел, которые собирались сделать давно, но постоянно переносили. Часто это не очень срочные задачи, которые нельзя отменить: разобрать файлы на компьютере, сходить к стоматологу. Они отнимают не больше одного-двух часов, но если долго откладывать, потом придется выполнять в спешке и в самый неподходящий момент. Поэтому запишите два-три таких дела, которые завершите на этой неделе.

Нарисуйте интеллект-карту и объедините ее с квадрантами Эйзенхауэра. Для этого в центре листа в качестве заголовка напишите время — с какого по какое число планируете выполнить все дела. Выделите четыре раздела: срочное и важное, не срочное и важное, срочное и не важное, не срочное и не важное.

Квадрант Эйзенхауэра
Срочно
Задачи, которые нужно сделать максимально быстро. Например, сегодня необходимо проверить и завизировать пакет документов, а завтра утром обязательно связаться с ключевым инвестором
Незначимые задачи, которые надо выполнить максимально быстро. Например, подготовить презентацию к отчету. Так как они не важные, но отнимают время, старайтесь делегировать их
Не срочно
Несрочные дела, которые требуют много внимания. Например, оценить, перспективно ли покупать активы. Уделяйте большую часть времени этому списку задач, чтобы они не стали срочными
Неважные дела, которые не нужно выполнять немедленно. Например, посетить необязательное мероприятие. Откажитесь от дел из этой категории

День. Чтобы спланировать день, используйте более подробную версию матрицы Эйзенхауэра. В центре напишите дату, а остальной лист разделите на три части. В первую запишите дела, которые нельзя отложить на другой день. Например, проверить финансовый отчет. Их должно быть не больше трех-четырех, и выполнить их нужно обязательно.

Ко второй категории отнесите то, что вы хотели бы успеть, если выполните все из первого списка. Например, начать готовить отчет, оплатить счета и т. д. Сделайте это, только если остается свободное время.

Третий раздел для планов, которые исполните, если справитесь с предыдущими.

За день обычно успеваешь закончить дела из первой и частично из второй группы. Со временем запланированные задачи из третьей категории перетекают во вторую, а затем — в первую. Но полезно видеть списки в трех разделах, чтобы стараться успевать больше.

День по часам. Этот способ поможет подробно спланировать насыщенный событиями день. В центре листа обозначьте дату. От нее отходят разделы — часы, от них ветви — задачи. Например, в разделе «13.00 — подготовиться к переговорам» будут задачи: создать презентацию, распечатать контракт, отдать его юристу. Запишите отдельно дополнительные планы на случай, если освободитесь раньше или отмените какое-то дело.

Принимайте решения

Интеллект-карты позволяют принимать серьезные или неоднозначные решения. С их помощью вы можете посмотреть на проблему или ситуацию под разными углами и увидеть одновременно все достоинства и недостатки.

Шаг 1. Выберите закрытый вопрос, на который можете ответить только «да» или «нет». Например, «Брать ли кредит?», «Отказать ли клиенту с просрочкой по дебиторке в отгрузке?», «Сменить ли поставщика?».

Если вопрос подразумевает развернутый ответ, разделите его на несколько. Чтобы решить «Брать кредит в банке, А или в банке Б?», подготовьте две карты: «Брать ли кредит в банке, А?» и «Брать ли кредит в банке Б?».

Шаг 2. Нарисуйте карту. В центре запишите вопрос, задайте направления для разделов. Укажите, какие будут плюсы и минусы, если ответите «да», и какие — если «нет».

Шаг 3. Запишите все аргументы для каждого раздела. Не спешите, вспомните даже незначительные доводы.

Шаг 4. Оцените важность каждого аргумента по шкале от 1 до 3. Высший балл ставьте тем, которые считаете значимыми.

Шаг 5. Сложите баллы внутри разделов и посмотрите, что получилось.

Шаг 6. Примите решение. Оно не должно зависеть только от статистики. Карта помогает увидеть ситуацию в целом, но последнее слово остается за вами.

На рисунке пример интеллект-карты «Брать ли кредит?». Если решать вопрос другим способом, можно сосредоточиться на основных аспектах, например возможности реализовать проект. Но иногда перевешивают аргументы, которые не сразу приходят на ум.

Интеллект-карта «Брать ли кредит?»